Che cos'è l'app

Gesto Operativo è l'app per smartphone con cui il tecnico vede il lavoro assegnato, compila l'Ordine di Servizio (ODS) sul posto, fa firmare il cliente e lo invia all'ufficio. È collegata al gestionale della tua azienda: quello che compili arriva nel gestionale, e quello che l'ufficio assegna arriva sul telefono.

Primo avvio

Prima di iniziare ti servono tre cose, che ti dà l'ufficio: l'indirizzo dell'installazione, il tuo nome utente e la password. Per il primo accesso serve la connessione.

1. Installa l'app

   Dal telefono apri www.datosystem.it/app-tecnici.asp e premi Scarica l'app, poi apri il file scaricato. Se Android chiede di consentire l'installazione da questa fonte, consentila per il browser e torna indietro. Serve Android 8 o superiore.

2. Collega il telefono all'azienda

   Alla prima apertura compare Configura l'installazione. Scrivi l'indirizzo che ti ha dato l'ufficio nel campo Codice azienda o indirizzo e premi Continua. Lo fai una volta sola.

3. Accedi

   Inserisci utente e password e premi Entra. L'app scarica subito il tuo lavoro: la prima volta può volerci qualche minuto, a seconda di quanti clienti e impianti ha l'azienda. Lascia l'app aperta finché non ha finito.

4. Concedi i permessi

   Quando l'app li chiede, consenti l'accesso a fotocamera (foto, QR e codici a barre) e posizione (orario di arrivo con GPS). Se la tua azienda usa il tracciamento della posizione, leggi Posizione.

Le schermate principali

In basso trovi cinque schede:

Una giornata tipo

1. Al mattino, con la rete

   Apri l'app: si aggiorna da sola e scarica le novità dell'ufficio. Se vuoi essere sicuro, vai in Profilo → Sincronizzazione e premi Sincronizza ora.

2. Guarda il lavoro del giorno

   In Oggi trovi le attività da fare. Toccane una per vedere cliente, sede, impianti, interventi pianificati e note dell'ufficio.

3. Sul posto, apri l'ODS

   Dal dettaglio dell'attività premi Avvia ODS: cliente, sede e impianti sono già compilati. Vedi Compilare un ODS.

4. Chiudi e invia

   A fine intervento fai firmare il cliente e premi Chiudi e invia. Se c'è rete l'ODS parte subito, altrimenti appena torna.

5. A fine giornata

   Controlla in ODS che non ci sia nulla In coda. Se c'è, mettiti dove c'è rete e sincronizza.

Compilare un ODS

L'ODS è diviso in passi. Si va avanti con Avanti e indietro con la freccia in alto; la barra in alto mostra a che punto sei. Ogni modifica è salvata subito sul telefono.

Come si apre un ODS

• Da un'attività: Attività (o Oggi) → attività → Avvia ODS. È il caso più comune.
• Da un impianto: Clienti → impianto → Crea ODS su questa sede.
• Senza attività: ODS → Nuovo ODS → Crea senza attività, poi scegli cliente e sede.
• Riprendere una bozza: ODS → Continua una bozza.

1 · Testata e arrivo

• Cliente e sede: già compilati se parti da un'attività o da un impianto. Se l'ufficio ha scritto un avviso per i tecnici su quella sede (per esempio come entrare o chi cercare), compare in rosso subito sotto.
• Impianti non censiti: se l'azienda lo richiede e la sede ha impianti non ancora censiti, l'app mostra quanti sono e chiede la Motivazione incompleto. Senza motivazione l'ODS non si chiude.
• QR dell'impianto: con Scansiona QR impianto inquadri l'etichetta QR sull'impianto e l'app compila cliente, sede e impianto. Serve la rete.
• Impianti e componenti: aggiungi gli impianti su cui lavori e, per ognuno, i componenti. Gli interventi e i materiali si registrano sui componenti, quindi aggiungili qui.
• Tecnici: ci sei già tu. Aggiungi i colleghi che lavorano con te.
• Orari: l'orario di arrivo si registra da solo all'apertura dell'ODS, con la posizione GPS. Puoi toccarlo per correggerlo. Se l'azienda registra gli orari per tecnico, per ognuno indichi inizio e fine e, se previsti, ore di viaggio, km, vitto, pernotto e diritto di chiamata. Se lasci un orario senza fine, alla chiusura dell'ODS l'app lo chiude con l'ora di fine dell'ODS e calcola la manodopera su quelle ore. Altrimenti indichi solo l'inizio intervento, se diverso dall'arrivo; la fine si registra al check-out.

2 · Interventi

Premi Aggiungi intervento, scegli il tipo di intervento, scrivi una descrizione e premi Continua.

• Se l'ODS ha impianti, ogni intervento va su un componente. Con un solo componente l'app lo sceglie da sola, con più componenti te lo chiede.
• Se l'ODS non ha impianti, gli interventi sono "senza impianto".
• Per correggere un intervento toccalo, oppure tocca la matita. Per toglierlo usa il cestino.

Gas refrigerante (solo se l'azienda gestisce l'F-gas)

Se sui componenti ci sono circuiti con gas refrigerante e hai registrato un intervento F-gas (installazione, controllo perdite, manutenzione, riparazione, smantellamento), compare il passo Gas refrigerante. Per ogni circuito indichi:

• il gas presente, se sono state rilevate perdite e l'esito;
• il gas caricato o recuperato, con quantità e numero di certificato del recipiente;
• con più interventi sullo stesso circuito, quale è l'intervento principale.

L'app controlla le quantità (non oltre la carica massima, non più gas recuperato di quello presente) e che almeno un tecnico dell'ODS abbia la certificazione F-gas. Fornitore e sito di rigenerazione dei gas li completa l'ufficio.

3 · Materiali

• In ogni componente premi Cerca materiale e cerca per nome o codice. Di solito la ricerca mostra prima gli articoli della linea dell'impianto: tocca Tutti i materiali per vedere tutto il catalogo.
• Con l'icona del codice a barre inquadri l'etichetta del materiale e l'app aggiunge l'articolo esatto.
• Con Ricambi aggiungi in un colpo i ricambi previsti per quel modello di impianto.
• I materiali che non riguardano un componente vanno nella sezione Materiali senza impianto.
• La quantità si cambia con i tasti − e +; portandola a zero la riga sparisce. Aggiungere di nuovo lo stesso materiale nello stesso punto ne aumenta la quantità.

4 · Prestazioni

La manodopera e le voci di viaggio, km, vitto, pernotto e diritto di chiamata si compilano da sole dagli orari della Testata. Se cambi gli orari, si aggiornano. Puoi aggiungere altre prestazioni dal catalogo, per tecnico o generali.

5 · Chiusura e riepilogo

1. Foto e allegati

   Scatta per usare la fotocamera, Galleria per scegliere una foto già fatta. Le foto restano sul telefono e partono con l'ODS.

2. Descrizione dell'intervento

   Scrivi la Descrizione generale intervento: cosa hai fatto, cosa hai trovato, cosa consigli. È il testo che l'ufficio legge nel gestionale e che compare sul rapporto PDF firmato dal cliente. Se l'azienda la rende obbligatoria, il campo è segnato con l'asterisco.

3. Firma del cliente

   Scrivi il Nome firmatario, poi premi Fai firmare il cliente. Si apre una pagina dedicata a tutto schermo e il telefono si mette da solo in orizzontale, per dare più spazio: il cliente firma con il dito e preme Conferma firma. All'uscita il telefono torna com'era. Con Cancella si ricomincia, con la X si esce senza salvare. Dopo la conferma vedi l'anteprima; con Rifai la firma la sostituisci.

4. Check-out

   Premi Registra fine quando hai finito.

5. Riepilogo e invio

   Controlla il riepilogo e premi Chiudi e invia. Se manca qualcosa, l'app ti dice cosa. Dopo l'invio l'ODS non si può più modificare dal telefono.

Il PDF di un ODS già inviato

In ODS → ODS recenti apri un ODS già inviato: lo vedi in sola lettura. Con Apri PDF scarichi il rapporto, lo stesso dell'ufficio, e lo apri con il visualizzatore PDF del telefono: puoi mostrarlo al cliente o condividerlo. Serve la rete.

Lavorare senza rete

Sincronizzazione

L'app si sincronizza da sola ogni 10 minuti e ogni volta che la riapri. Per farlo subito: Profilo → Sincronizzazione → Sincronizza ora. In questa pagina vedi:

• Ultima sincronizzazione: quando è andata a buon fine l'ultima volta;
• Bozze in corso: ODS che stai ancora compilando;
• Coda di invio: ODS chiusi che aspettano la rete;
• Da risolvere: ODS che il gestionale non ha potuto accettare;
• Dati scaricati: quanti elementi ci sono sul telefono.

Se un ODS finisce in "Da risolvere"

Succede quando in ufficio qualcuno ha cambiato la stessa cosa mentre lavoravi: per esempio ha chiuso o bloccato l'attività. L'app non sovrascrive mai il lavoro dell'ufficio: ti mostra il motivo e ti lascia scegliere.

• Riprova invio: dopo che l'ufficio ha sistemato il problema;
• Scarta: elimina dal telefono quell'ODS, dopo una conferma. Usalo solo se l'ufficio ti ha detto che non serve più.

Clienti e impianti

Nella scheda Clienti cerchi per nome, città o impianto. Se cerchi una città, per ogni cliente vedi solo le sedi che corrispondono; le altre restano dietro Mostra…. Toccando una sede apri la scheda dell'impianto, con codice e località, da cui puoi creare un ODS.

Sul telefono ci sono i clienti e gli impianti scaricati per la tua azienda. Se un dato non c'è o non è aggiornato, sincronizza.

Posizione

La posizione viene usata in due casi:

• All'arrivo sul posto, per registrare dove è iniziato l'intervento. Vale per tutti.
• Durante l'orario di lavoro, solo se la tua azienda usa il tracciamento dei tecnici. L'app invia la posizione a intervalli regolari solo nei giorni e negli orari stabiliti dall'ufficio, anche con l'app chiusa. Fuori da quegli orari non invia nulla.

Perché il tracciamento funzioni, quando il telefono chiede il permesso di posizione scegli Consenti sempre. Se hai scelto un'altra opzione, puoi cambiarla dalle impostazioni del telefono: App → Gesto Operativo → Autorizzazioni → Posizione.

Profilo e uscita

In Profilo trovi il tuo nome, l'installazione a cui sei collegato, la pagina della sincronizzazione e le informazioni sull'app, utili se chiami l'assistenza.

Con Esci dall'account ti scolleghi: le bozze restano sul telefono, ma per rientrare servono di nuovo utente e password.

Attivare un tecnico

1. Scheda tecnico e utente

   In Tecnici apri, o crea, la scheda del tecnico e, nella sezione dell'utente, crea l'utente di accesso o collega uno esistente. L'app funziona solo con utenti collegati a un tecnico.

2. Permessi

   Il ruolo dell'utente deve poter creare ODS. Senza questo permesso il tecnico vede il suo lavoro ma gli ODS che invia vengono rifiutati.

3. Dati utili sulla scheda

   Compila il tipo tecnico, che serve per calcolare la manodopera, e, se si lavora sugli impianti F-gas, il numero di certificazione.

4. Consegna al tecnico

   Comunica al tecnico l'indirizzo dell'installazione, il nome utente e la password, e fagli installare l'app da www.datosystem.it/app-tecnici.asp.

Assegnare il lavoro

Il telefono scarica solo il lavoro del tecnico, non tutto il gestionale:

• le attività assegnate al suo utente nei giorni vicini a oggi (indicativamente una settimana prima e una dopo), più tutte quelle ancora aperte o sospese;
• gli ODS in cui è tra i tecnici, negli stessi giorni;
• i clienti, le sedi e gli impianti collegati, più il catalogo articoli e i tipi di intervento.

Le modifiche fatte in ufficio arrivano al telefono alla sincronizzazione successiva: nuove attività, cambi di data o note, attività tolte o eliminate. Se il tecnico è fuori copertura, le riceverà appena torna la rete.

Configurazioni utili

Queste impostazioni del gestionale cambiano quello che il tecnico vede nell'app. Dopo una modifica, il tecnico deve sincronizzare; per l'attivazione di un modulo deve chiudere e riaprire l'app.

ODS arrivati dal telefono

Un ODS inviato dall'app compare nel gestionale come uno fatto in ufficio, con testata, tecnici, orari, interventi, materiali, prestazioni, esito, firma e foto allegate. In più:

• l'attività da cui è partito viene chiusa, come quando l'ODS si crea dal gestionale, salvo le attività con il blocco di chiusura;
• il PDF del rapporto viene preparato subito ed è lo stesso che il tecnico apre dal telefono;
• con il gas refrigerante, la quantità di gas del circuito viene aggiornata; fornitore e sito di rigenerazione dei gas rigenerati o riciclati, il cambio di refrigerante di un circuito e i dati della fattura d'acquisto per le installazioni vanno completati in ufficio.

Telefoni collegati

Nel menu, accanto a Tecnici, la pagina Dispositivi app tecnici elenca i telefoni collegati, con il tecnico, il modello, la versione dell'app, l'ultimo utilizzo, lo stato e gli eventuali invii in sospeso.

Con Revoca scolleghi un telefono: al primo contatto con il server l'app torna alla schermata di accesso. Usalo per un telefono smarrito o rubato, o quando un tecnico lascia l'azienda. Se il tecnico rientra con le sue credenziali, il telefono torna attivo; per impedirlo, disattiva anche il suo utente.

Mappa dei tecnici

Se il tracciamento è attivo, la pagina Mappa tecnici mostra la posizione dei tecnici. Toccando un tecnico puoi vedere il percorso della giornata e gli ODS collegati. Le posizioni arrivano solo nei giorni e negli orari configurati sulla scheda di ciascun tecnico; fuori da quegli orari il telefono non le invia.

Domande frequenti